Faktura korygująca: kiedy ją wystawić, a kiedy poprawić inaczej
13 października 2026 · Karol Dąbrowski · 3 min czytania
Błąd na wystawionej fakturze poprawiasz fakturą korygującą. Wyjątkiem jest faktura, której KSeF nie przyjął albo której jeszcze nie wystawiłeś.
Sześć sytuacji
| Sytuacja | Co zrobić |
|---|---|
| Zła cena, ilość lub stawka na wystawionej fakturze | Wystaw fakturę korygującą. |
| Błędne dane nabywcy na fakturze przyjętej przez KSeF | Wystaw fakturę korygującą. Faktura przyjęta przez KSeF zostaje w systemie i nie można jej usunąć. |
| Faktura odrzucona przez KSeF | Popraw dane i wyślij ponownie. Korekta nie jest potrzebna, bo faktury nie ma w systemie. |
| Szkic, którego jeszcze nie wystawiłeś | Zmień szkic. Nic jeszcze nie wymaga korekty. |
| Rabat albo zwrot towaru po sprzedaży | Wystaw fakturę korygującą zmniejszającą wartość sprzedaży. |
| Nabywca zmienił zamówienie po wpłacie zaliczki | Skonsultuj z biurem rachunkowym, czy korygować fakturę zaliczkową. |
Co musi być na korekcie
Ustawa o VAT wymienia elementy faktury korygującej. Najważniejsze z nich to wyraz „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”, kolejny numer korekty oraz dane faktury, której dotyczy poprawka: jej numer i data wystawienia. Korekta wskazuje też, co się zmienia, czyli pokazuje stan przed poprawką i po niej.
- Korekta ma własny, kolejny numer, na przykład FV/2026/10/012.
- Dane sprzedawcy i nabywcy muszą zgadzać się z fakturą pierwotną albo wskazywać, co zostało poprawione.
- Korekta zwiększająca i zmniejszająca wartość sprzedaży to dwa osobne przypadki rozliczeniowe.
Kiedy ująć korektę w rozliczeniu
Moment ujęcia korekty w deklaracji zależy od tego, czy zmienia podstawę opodatkowania w górę, czy w dół, oraz od uzgodnień z nabywcą. Dlatego decyzję podejmuje biuro rachunkowe, któremu przekazujesz korektę w paczce miesięcznej. Twoje zadanie to wystawić korektę i poinformować biuro, że istnieje.
Po stronie nabywcy
Nabywca dostaje korektę tak samo jak fakturę: e-mailem z PDF-em, a przy fakturze z KSeF także w systemie. Dopisz w wiadomości jedno zdanie, co zostało poprawione i czy zmienia się kwota do zapłaty. Jeśli termin płatności już minął, kwota do zapłaty po korekcie jest podstawą do dalszych przypomnień.
Przykład korekty ze zmianą stawki
Serwis Rowerowy Łańcuch wystawia Kwiaciarni Bratek fakturę za przegląd rowerów dostawczych: 400,00 zł netto. Na fakturze wpisano stawkę 8%, choć dla usług serwisowych obowiązuje 23%. Faktura jest już w KSeF, więc poprawiasz ją fakturą korygującą.
| Pozycja | Przed korektą | Po korekcie | Różnica |
|---|---|---|---|
| Wartość netto | 400,00 zł | 400,00 zł | 0,00 zł |
| VAT | 32,00 zł (8%) | 92,00 zł (23%) | +60,00 zł |
| Brutto | 432,00 zł | 492,00 zł | +60,00 zł |
Korekta zwiększa kwotę do zapłaty o 60,00 zł. Nabywca dopłaca różnicę albo płaci pełną kwotę, jeśli nie zapłacił jeszcze nic. Którą stawkę zastosować przy konkretnej sprzedaży, rozstrzyga biuro rachunkowe, nie Velunio.
Jak uprzedzić nabywcę
Korekta zwiększająca kwotę zaskakuje nabywcę bardziej niż zmniejszająca. Zadzwoń lub napisz, zanim wyślesz dokument, i wyjaśnij, skąd różnica. Nabywca, który wie, że dostanie korektę, nie traktuje jej jak błędu po Twojej stronie ani nie odkłada płatności do czasu wyjaśnień.
Przyczyna korekty w opisie
Dobrą praktyką jest wpisanie na korekcie krótkiej przyczyny, na przykład „zmiana stawki VAT z 8% na 23%” albo „rabat potransakcyjny uzgodniony z nabywcą”. Nabywca rozumie wtedy zmianę bez dopytywania, a biuro rachunkowe od razu wie, którą kategorię rozliczeniową przypisać. Przy korekcie zwiększającej kwotę do zapłaty podaj też nowy termin płatności różnicy, jeśli ma być inny niż pierwotny.
Jak to wygląda w Velunio
Korektę wystawiasz z poziomu faktury, której dotyczy błąd. Velunio łączy ją z oryginałem, nadaje własny numer, wysyła do KSeF i do nabywcy. Odrzucone faktury poprawiasz w tym samym miejscu, ale bez wystawiania korekty. Przyczyny odrzuceń opisuje wpis Odrzucona faktura w KSeF.
Zakres tekstu
Tekst opisuje ogólne zasady według stanu na dzień publikacji. To nie jest porada prawna ani podatkowa. O swojej sytuacji porozmawiaj z biurem rachunkowym albo doradcą podatkowym, a w razie wątpliwości sprawdź aktualne przepisy.