Przypomnienie o płatności: co napisać w trzech wiadomościach
27 października 2026 · Olga Bąk · 3 min czytania
Przypomnienie działa, gdy nabywca może zapłacić od razu, bez pytania Cię o kwotę ani rachunek. Każda z trzech wiadomości powinna więc zawierać numer faktury, kwotę, termin i dane do przelewu.
Cztery elementy każdej wiadomości
- Numer faktury, żeby nabywca wpisał go w tytule przelewu.
- Kwota do zapłaty w złotych, z uwzględnieniem wpłat częściowych.
- Termin płatności jako data, nie jako liczba dni.
- Dane do przelewu i PDF faktury w załączniku, żeby nie trzeba było szukać pierwszej wiadomości.
Trzy wiadomości
| Dzień | Cel | Ton |
|---|---|---|
| −3 | Uprzedzić, że termin zbliża się, i oddać dane do przelewu. | uprzejmy |
| 0 | Poinformować, że termin mija dziś. | uprzejmy |
| +7 | Poprosić o datę przelewu i wskazać, że faktura jest po terminie. | stanowczy |
Przykłady
Trzy dni przed terminem:
Dzień dobry, za trzy dni, 27 października, mija termin płatności faktury FV/2026/10/038 na kwotę 3 690,00 zł. Dane do przelewu i PDF są w załączniku. Pozdrawiam, Marta Wiśniewska, Studio Projektowe Północ.
W dniu terminu:
Dzień dobry, dziś mija termin płatności faktury FV/2026/10/038 na kwotę 3 690,00 zł. Jeśli przelew już wyszedł, proszę zignorować tę wiadomość.
Siedem dni po terminie:
Dzień dobry, faktura FV/2026/10/038 na kwotę 3 690,00 zł jest od siedmiu dni po terminie płatności. Proszę o przelew albo o informację, kiedy możemy się go spodziewać.
Czego unikać w pierwszym kontakcie
- Zwrotów o windykacji i odsetkach w wiadomości przed terminem, bo nabywca jeszcze nie jest spóźniony.
- Ogólnych sformułowań typu „prosimy o uregulowanie zaległości” bez numeru i kwoty.
- Wiadomości z adresu, którego nabywca nie rozpoznaje. Przypomnienie z Twojego adresu nabywca rozpozna od razu.
Przypomnienie nie jest wezwaniem do zapłaty
Trzy wiadomości to grzeczność wobec nabywcy. Odsetki za opóźnienie w rozliczeniach między przedsiębiorcami przysługują bez wezwania, więc przypomnienie nie jest warunkiem ich naliczania. Formalne wezwanie do zapłaty to osobne pismo i jeśli sprawa trafia do tego etapu, omów je z biurem rachunkowym albo prawnikiem.
Temat wiadomości
Temat powinien zawierać numer faktury i datę, bo od niego zależy, czy nabywca otworzy wiadomość i czy znajdzie ją później w skrzynce. Przykłady:
- „Faktura FV/2026/10/038: termin płatności 27.10.2026”,
- „Dziś mija termin płatności faktury FV/2026/10/038”,
- „Faktura FV/2026/10/038 po terminie: prośba o datę przelewu”.
Kiedy wiadomość wychodzi
Velunio wysyła przypomnienia raz dziennie o 8:00, po sprawdzeniu wpłat z wyciągu, który wgrałeś. Wiadomość trafia do nabywcy rano, zanim zacznie dzień pracy. Przypomnienie nie wychodzi, jeśli wpłata jest już dopasowana do faktury.
Gdy nabywca odpowiada
Najczęstsze odpowiedzi to „przelew wyszedł wczoraj”, „proszę o duplikat faktury” i „zapłacimy w przyszłym tygodniu”. Na pierwszą odpowiedz po sprawdzeniu wyciągu, na drugą wyślij PDF jeszcze raz, a trzecią zapisz jako datę, którą nabywca sam podał. Jeśli nabywca poda termin, możesz przesunąć dla niego kolejne kroki harmonogramu na dzień po podanej dacie.
Podpis i jedna faktura w wiadomości
Przypomnienie podpisane imieniem i nazwiskiem osoby, którą nabywca zna, mówi mu od razu, od kogo pochodzi i komu ma odpisać. Dlatego w ustawieniach Velunio wpisz podpis, którego użyłbyś w zwykłym e-mailu. Dobrze też, żeby jedna wiadomość dotyczyła jednej faktury. Jeśli nabywca ma trzy zaległe faktury, dostanie trzy wiadomości z trzema numerami zamiast jednej z listą, w której łatwo coś przeoczyć.
Jak to robi Velunio
Velunio wysyła trzy przypomnienia z Twojego adresu, z kopią do Ciebie. Wybierasz ton, zmieniasz treść i wyłączasz kroki dla wybranego nabywcy. Po 14 dniach przygotowuje notę odsetkową, a decyzję o jej wysłaniu zostawia Tobie.
Zakres tekstu
Tekst opisuje ogólne zasady według stanu na dzień publikacji. To nie jest porada prawna ani podatkowa. O swojej sytuacji porozmawiaj z biurem rachunkowym albo doradcą podatkowym, a w razie wątpliwości sprawdź aktualne przepisy.