Paczka miesięczna dla biura rachunkowego: co w niej powinno być
20 października 2026 · Agnieszka Kowal · 3 min czytania
Biuro rachunkowe potrzebuje co miesiąc pięciu rzeczy: rejestru sprzedaży, PDF-ów faktur, wpłat, szkicu JPK_V7 i faktur zakupowych z KSeF. Dostaje je w jednej paczce, w ustalonym dniu.
Pięć plików
| Plik | Do czego służy biuru |
|---|---|
| 2026-09_rejestr-sprzedazy.csv | Podstawa ewidencji sprzedaży: numer, data, nabywca, NIP, netto, VAT, brutto, termin, status KSeF, data wpłaty. |
| 2026-09_faktury-pdf.zip | Dokumenty źródłowe do wglądu, z numerem KSeF na każdym PDF-ie. |
| 2026-09_wplaty.csv | Potwierdzenie, które faktury są opłacone i kiedy. Nie trafia do JPK_V7, ale pozwala sprawdzić rozrachunki. |
| 2026-09_JPK_V7M_szkic.xml | Materiał do porównania z ewidencją: sprzedaż i zakupy pobrane z KSeF. |
| 2026-09_zakupy-z-KSeF.zip | Faktury kosztowe wystawione na Twój NIP, pobierane z KSeF co godzinę. |
Kiedy wysłać
Plik JPK_V7 za dany miesiąc składa się do 25. dnia następnego miesiąca. Paczka wysłana 25. dnia nie ma sensu, bo biuro nie zdąży jej opracować. Najczęściej wybierany jest 1. albo 5. dzień miesiąca. Przy paczce za sierpień wysłanej 1 września biuro miało 24 dni na termin 25 września, a przy wysłanej 4 września 21 dni.
Dzień wysyłki ustalasz z biurem raz. Jeśli biuro chce plik wcześniej, może pobrać go samo z konta gościa, bez czekania na e-mail.
Trzy kontrole przed wysyłką
Ciągłość numeracji
Rejestr za wrzesień powinien zawierać numery od FV/2026/09/001 do ostatniego bez przerw. Każda przerwa to pytanie biura, więc lepiej mieć gotową odpowiedź.
Faktury bez numeru KSeF
Faktury dla konsumentów nie idą do KSeF i mają status „bez KSeF”. Faktury odrzucone trzeba poprawić i wysłać przed zamknięciem miesiąca.
Niedopasowane wpłaty
Przelewy bez przypisanej faktury zostają w wyciągu. Przypisz je, zanim biuro zacznie liczyć zaległości.
Czego biuro w paczce nie dostaje
- Treści przypomnień i e-maili wysyłanych do nabywców.
- Ustawień konta i tokenu KSeF.
Konto gościa pokazuje biuru faktury, wpłaty i eksporty, a każde pobranie pliku zapisuje w dzienniku konta: kto, kiedy i co.
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe
Plan „Biuro rachunkowe” zbiera paczki wielu firm klientów w jednym koncie, z osobnym tokenem KSeF dla każdej z nich. Układ kolumn rejestru sprzedaży jest stały od pierwszego wydania, więc plik można wczytywać do własnego programu bez poprawek.
Pytania biura po pierwszej paczce
Dlaczego ta faktura ma status „bez KSeF”? Nabywca jest konsumentem albo faktura została wystawiona przed dodaniem tokenu. Faktura dla konsumenta nie idzie do KSeF i taki status jest prawidłowy.
Dlaczego ta wpłata nie jest dopasowana? Przelew nie miał numeru faktury w tytule, a jego kwota i nazwa nadawcy nie pasowały do żadnej faktury. Niedopasowane przelewy zostają na liście do ręcznego przypisania, więc przypisz je przed wysłaniem paczki.
Czy paczka zawiera korekty? Tak, faktura korygująca ma własny wiersz w rejestrze sprzedaży i własny PDF. Biuro widzi ją razem z fakturą, której dotyczy.
Jak duża jest paczka
Dla jednoosobowej firmy z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie paczka to kilka megabajtów: sam rejestr sprzedaży to kilkanaście kilobajtów, a najwięcej miejsca zajmują PDF-y. Dlatego biuro dostaje pliki jako archiwa ZIP, które otwiera każdy system.
Cztery ustalenia z biurem na start
- Który dzień miesiąca jest dniem wysyłki paczki.
- Czy biuro wczytuje rejestr sprzedaży do własnego programu i czy potrzebuje dodatkowych kolumn.
- Kto z biura ma konto gościa i kto odbiera e-mail z paczką.
- Jak zgłaszasz korekty i faktury za usługi z poprzedniego miesiąca, które wystawiłeś później.
Przy zmianie biura zaproś nowe biuro na konto gościa i podaj jego adres jako adres paczki, a dostęp poprzedniego biura odbierz w ustawieniach.
Zakres tekstu
Tekst opisuje ogólne zasady według stanu na dzień publikacji. To nie jest porada prawna ani podatkowa. O swojej sytuacji porozmawiaj z biurem rachunkowym albo doradcą podatkowym, a w razie wątpliwości sprawdź aktualne przepisy.