Odrzucona faktura w KSeF: pięć częstych powodów i co poprawić
6 października 2026 · Karol Dąbrowski · 3 min czytania
KSeF odrzuca fakturę, gdy dane nie przechodzą walidacji, a odrzucona faktura nie dostaje numeru KSeF. Poprawiasz wskazane pole i wysyłasz ją ponownie, bez korekty.
Pięć częstych powodów
| Powód | Co zwykle jest przyczyną | Co poprawić |
|---|---|---|
| Nieprawidłowy NIP | Literówka albo NIP bez ostatniej cyfry kontrolnej. | Porównaj numer z dokumentem rejestrowym nabywcy. |
| Brak wymaganego pola | Pusta nazwa nabywcy, brak jednostki miary albo daty. | Uzupełnij pole wskazane w komunikacie. |
| Stawka VAT spoza dozwolonych wartości | Stawka wpisana ręcznie, na przykład „22” albo „23,5”. | Wybierz stawkę z listy: 23, 8, 5, 0 albo zw. |
| Duplikat | Ta sama faktura została wysłana drugi raz, a pierwsza wysyłka została już przyjęta. | Sprawdź status pierwszej wysyłki, zanim wyślesz ponownie. |
| Token bez uprawnień | Token nie ma prawa wystawiania faktur dla tego NIP albo został unieważniony. | Wygeneruj nowy token z właściwymi uprawnieniami i dodaj go w ustawieniach. |
Pierwsze trzy powody dotyczą danych na fakturze, więc poprawisz je sam. Duplikat oznacza, że fakturę wysłano dwa razy, a pierwsza wysyłka się udała. Token dotyczy połączenia z KSeF i samej faktury nie zmienia.
Odrzuconej faktury nie koryguje się korektą
Faktura odrzucona przez KSeF nie ma numeru KSeF, więc w systemie jej nie ma. Faktura korygująca odwołuje się do faktury, która już istnieje, dlatego w tym przypadku nie ma czego korygować. Poprawiasz dane i wysyłasz ten sam dokument jeszcze raz. Korektę wystawiasz dopiero wtedy, gdy KSeF przyjął fakturę, a Ty zauważysz błąd później.
Jak szukać przyczyny
Przeczytaj komunikat
KSeF zwraca kod i techniczny opis błędu. Velunio zapisuje przy fakturze jego tłumaczenie na zdanie po polsku i podświetla pole.
Popraw jedno pole naraz
Jeśli zmienisz kilka rzeczy, nie dowiesz się, która poprawka zadziałała.
Wyślij ponownie
Po przyjęciu przy fakturze pojawia się numer KSeF i UPO.
Jak ograniczyć odrzucenia
- Dane nabywcy pobieraj po NIP z rejestrów publicznych zamiast wpisywać je z pamięci.
- Stawki wybieraj z listy zamiast wpisywać je ręcznie.
- Przy fakturze, której status jest „w kolejce”, nie wysyłaj jej drugi raz. Velunio ponawia wysyłkę co 5 minut przez 72 godziny.
Przykład: odrzucenie z powodu NIP
Studio Projektowe Północ wystawia fakturę FV/2026/10/004 dla Biura Tłumaczeń Słowo. Przy przepisywaniu numeru z wizytówki jedna cyfra zostaje zamieniona, więc NIP nabywcy nie przechodzi walidacji. Faktura dostaje pieczątkę odrzucona, a Velunio podświetla pole z NIP-em i opisuje błąd po polsku. Po poprawieniu numeru według danych z rejestru wysyłka kończy się pieczątką przyjęta, numerem KSeF i UPO.
Odrzucona, w kolejce czy przyjęta
| Status | Znaczenie | Czy musisz działać |
|---|---|---|
| w kolejce | KSeF nie odpowiedział, Velunio ponawia wysyłkę. | Nie. |
| odrzucona | KSeF znalazł błąd w danych. | Tak, popraw wskazane pole. |
| przyjęta | Faktura ma numer KSeF i UPO. | Nie. Błąd poprawisz korektą. |
Gdy nie wiadomo, co poprawić
Porównaj dane nabywcy z rejestrem
Sprawdź NIP, nazwę i adres w publicznych rejestrach firm. Przepisane z pamięci dane są najczęstszym źródłem odrzuceń.
Sprawdź token
W ustawieniach KSeF zobacz, czy połączenie przechodzi test. Unieważniony token zatrzymuje wysyłkę wszystkich faktur.
Napisz do wsparcia
Podaj numer faktury i treść komunikatu. Na pytania o KSeF odpowiada osoba, która zbudowała integrację.
Błąd w jednej fakturze czy problem z połączeniem
Gdy odrzucona jest jedna faktura, przyczyną są jej dane. Gdy odrzucane są wszystkie faktury z kilku godzin, szukaj problemu w tokenie albo w połączeniu. Sprawdź wtedy w ustawieniach KSeF, czy test połączenia przechodzi, a na stronie status.velunio.pl wiersz „Wysyłka do KSeF”. Jeśli faktury mają status „w kolejce”, przyczyną jest brak odpowiedzi KSeF i nie trzeba nic poprawiać.
Zakres tekstu
Tekst opisuje ogólne zasady według stanu na dzień publikacji. To nie jest porada prawna ani podatkowa. O swojej sytuacji porozmawiaj z biurem rachunkowym albo doradcą podatkowym, a w razie wątpliwości sprawdź aktualne przepisy.