Termin płatności na fakturze: data albo liczba dni

8 września 2026 · Karol Dąbrowski · 3 min czytania

Termin płatności zapiszesz na fakturze jako konkretną datę albo jako liczbę dni. Różnica wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy nabywca dostaje fakturę później, niż ją wystawiłeś.

Trzy sposoby zapisu

Przykład liczymy dla faktury wystawionej w poniedziałek 31 sierpnia 2026, z terminem 14 dni.

Najmniej sporów rodzi konkretna data. Jeśli wybierasz liczbę dni, zapisz na fakturze, od którego dnia ją liczysz.

Data otrzymania faktury z KSeF

Przy fakturze wysłanej przez KSeF data otrzymania nie zależy od tego, kiedy nabywca otworzy wiadomość. Według ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF, a UPO zapisuje godzinę przyjęcia. Spór o datę da się wtedy rozstrzygnąć dokumentem. Przy fakturze wysłanej tylko e-mailem datą otrzymania bywa dzień, w którym wiadomość dotarła do skrzynki nabywcy, a o tym wie głównie on sam.

Co mówią przepisy o długości terminu

W rozliczeniach między przedsiębiorcami długość terminu ogranicza ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Co do zasady termin ustalony przez strony nie powinien przekraczać 60 dni. Dłuższy jest możliwy, gdy strony wyraźnie to uzgodniły i nie jest to rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, czyli wobec Ciebie. Gdy umowa nie wskazuje terminu, odsetki za opóźnienie można naliczać po 30 dniach od otrzymania faktury przez nabywcę i spełnienia Twojego świadczenia. Wobec podmiotów publicznych obowiązują krótsze limity, więc sprawdź je przed podpisaniem umowy.

Cztery rzeczy do ustalenia z nabywcą

• Od którego dnia liczysz termin: od wystawienia czy od otrzymania faktury.
• Co dzieje się, gdy termin wypada w weekend lub święto. Termin 13.09.2026 przypada w niedzielę, więc nabywca może zapłacić w piątek 11 września albo w poniedziałek 14 września.
• Czy termin na fakturze zgadza się z umową. Gdy umowa mówi 30 dni, a faktura 14, nabywca powoła się na umowę.
• Który dzień uznajecie za dzień zapłaty: obciążenia rachunku nabywcy czy uznania Twojego. Przelew zlecony w ostatnim dniu terminu potrafi dotrzeć następnego dnia roboczego.

Dwa przykłady z praktyki małej firmy

Gabinet Fizjoterapii Ruch dostaje fakturę wystawioną 31 sierpnia z zapisem „14 dni od wystawienia”, ale wiadomość trafia do jego skrzynki dopiero 7 września, bo wcześniej wylądowała w spamie. Na zapłatę zostaje siedem dni, a nabywca ma poczucie, że dostał mniej czasu, niż uzgodniono. Gdyby na fakturze stała data 14.09.2026, nie byłoby czego dyskutować.

Drugi przykład dotyczy faktury z KSeF. Numer KSeF przydzielono w poniedziałek rano, a nabywca otworzył dokument w czwartek. Dla ustawy o VAT dniem otrzymania jest poniedziałek, więc termin liczony od otrzymania biegnie od poniedziałku, choć nabywca zobaczył fakturę trzy dni później.

Jak sformułować termin na fakturze

Dobry zapis zawiera trzy rzeczy: konkretną datę, liczbę dni, z której ją wyliczono, i sposób zapłaty. Na przykład: „Termin płatności: 14.09.2026 (14 dni od daty wystawienia), przelew na rachunek podany niżej”. Nabywca widzi datę od razu, a w razie sporu masz zapisane, jak ją policzyłeś. Jeśli umowa przewiduje inny termin niż standardowy, powołaj się na nią na fakturze, na przykład „termin zgodnie z umową z 3 marca 2026”.

Jak to wygląda w Velunio

Przy wystawianiu faktury wpisujesz liczbę dni albo konkretną datę. Velunio zapisuje termin na PDF-ie i wylicza z niego harmonogram przypomnień: 3 dni przed terminem, w dniu terminu i 7 dni po nim. Faktura po terminie dostaje w rejestrze pieczątkę z liczbą dni opóźnienia, na przykład po terminie 7 dni.